学习感悟
 
如何让会议更高效?
2021/11/20 阅读次数:[81]
       导读:很多公司,特别是规模越大的公司,会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过,甚至是开会开到没时间工作。但这并不意味着开会是有价值的,如果开会不能产生价值,它 没有意义, 我称之为“虚假繁忙”。本文为大家简单介绍如何开一个高效的工作会议。

01  会议必须解决问题
       一定要明确,会议不是拿来讨论问题的,会议必须拿来解决问题。如果你有了解决方案,希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会。开会是达成共识,而不是讨论问题,因为开会讨论问题不会有结果。
       因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料要提前准备,没有准备的会议 不要开,这是一个非常明确的要求。
       如果这个方法论不做好的话,公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情,一个是效率,一个是品质。工作效率和工作品质 由会议方法论决定,一定不要小看这个会议的方法论。

02  会议由项目负责人主持
       开会谁来做主持人?一般来说解决问题的负责人来做主持人,因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持,他 按流程把会议主持完,但是他 不关心会议的结果。这在方法论上是一个极大的错误。
       很多公司开会很喜欢让老板来主持,我建议除了战略会之外,老板都不要主持,因为只有战略会是老板的责任,其他会都是别人的责任,应该让别人去做。比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持, 应该是那个主负责人去主持。

03  明确4个时间
       会议的所有时间要约定下来,这包括4个时间:
      •开始和结束的时间。
      •发言的时间。
      •与会者决议达成共识的时间。
      •行动方案确认的时间。我 怕大家开工作会议 是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案也确定下来, 是做什么不做什么,都要确定下来。
       还有一个特别请大家注意的,日常工作中,一个有效的会议 长 是40分钟。很多公司 喜欢开的都是几个小时的会,什么时候开那么长的会议,一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,另一个 是半年度会议或者是年度会议。除此之外,日常会议都不要超过40分钟。
       为什么要这么短?
       两个原因, 个原因 是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。第二个原因 是解决问题的会议跟时间长度没关系,跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率 会越高,所以日常会议一定要短。

04  开会的核心是谈行动方案
       开会的目的是要解决具体问题。因此,开会的核心主要是谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题。
       我们在管理工作中遇到 的问题是,大家陷在问题里。如果你仔细观察,会发现很多公司的会议都是问题导向的——只要有问题, 召开会议,也正因为如此,企业内部的会议非常多,另外,问题层出不穷。
       正确的做法是,会议是行动方案导向的,也 是有问题不需要开会,而是明确行动方案才开会。有解决方案希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会,所有对问题的讨论都在会后做。
       开会是达成共识,而不是讨论问题。因为讨论问题的会议往往很难达成共识,同时会耗费时间,需要多人参与,这对解决问题而言,不是 的解决方式。
       要知道,理解和判断问题应该是回到问题发生地,而不是在会议室。所以会议对于问题而言,不是 的解决路径。

05  会议要得出结论
       会议开完了,一定要下结论。如果议而不决,甚至经常无法把会议进行下去,经常跑题,经常争论并坚持各自的见解,恐怕 无法进行有效的决策了。我建议大家调整成这个样子:日常会议开完,大家都清楚要做什么,然后 去做了。
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