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會議管理的十條黃金原則
2020/8/3 閱讀次數:[94]
一、凡是會議,必有準備
    永遠不開沒有準備的會議,臨時會議也需要心里考慮,會議****的成本是時間成本,會議沒有結果就是對公司的犯罪,沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。這話聽起來有點冠冕堂皇,然而事實如此,只是企業多數是“差不多主義”。
    重大的會議有事先檢查制度,沒有準備好的會議必須取消。
    某些會議前,有必要把會議材料提前發給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準備,不能進了會議室才開始思考。

二、凡是會議,必有主題
    開會必須要有明確的會議目的,會議報告前3頁PPT必須顯示會議主題。
    沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。
會議的主題,要事先通知與會人員。

三、凡是會議,必有紀律
      開會設一名紀律檢查官(一般由主持人擔任,因此主持人必須合適),在會議前先宣布會議紀律,對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發言帶情緒要提醒,對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。

四、凡是會議,會前必有議程
      在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員要在會前做說明,使得參會人員了解目的、時間、內容,使他們能有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。

五、凡是會議,必有結果
      開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結果,將是對大家時間的浪費,所以,會議監督官有權利打斷那些偏離會議主題的冗長的發言,會議時間****控制在1.5-2H以內。
      會議主持人要設置時間提醒,現在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。會議的決議要形成記錄,并當場宣讀出來確認。
沒有確認的結論,可以另外再討論,達成決議并確認的結論,馬上進入執行程序。

六、凡是會議,必有訓練
      把培訓是看成節約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質是提高了時間價值。
      有專門針對如何開會的培訓,對每個層級的員工都有足夠的“會議訓練”,許多企業缺乏這樣的培訓:如何開會,如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對待分歧,如何會場匯報等的。這些必要的訓練,會讓公司的會議變得高效。
      開會難免有意見不一或者爭論,如果處理不好,就會影響開會的效果,適當注意一些藝術和技巧,就會化險為夷,例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評,在會中 要做到就事論事,對事不對人,爭論時也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別 人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現自己而貶低他人。
      有時候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結論強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

七、凡是開會,必須守時
      設定時間,準時開始、準時結束:準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。
      如果一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員,使他們有思想準備。

八、凡是開會,必有記錄
      一定要有一個準確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中 明確說明,這點特別重要,企業的各級管理人員經常會犯的一個毛病,由于會議沒有形成決議,導致會議的作用沒有體現出來,更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義,直接影響其不想主持開會或者參與開會。

九、凡是散會,必有事后追蹤
      “散會不追蹤,開會一場空”。
      加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發現適時調整,確保各項會議決議都能完成。很多企業管理人員都沒有這樣的意識和習慣,企業的高層也缺乏這樣的要求。

十、末尾請記住三個簡單卻很有意義的公式
    ① 開會+不落實=零
    ② 布置工作+不檢查=零
    ③ 抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。


                                                                                                                                                     行政部  倪新慧


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